活动成功的秘诀：传译员合作全流程指南

试想像这样一个情境：活动当日上午八点，五名讲者亟待核对演讲文档，其中一人遇上塞车，另一人则在边检站因签证问题受阻，而您的传译团队也在塞车途中。

您的活动将于30 分钟后开始。

这个情景我已看过无数次，完全可以避免。管理多语言活动21年的经验让我明白，成功的传译工作，不仅在于聘请合适的传译员，更在于为他们的出色表现创造条件。

两星期前：基础阶段

落实传译人员相关事宜

为传译员预订活动所在酒店的客房。不妨设想一下，如果传译员活动当天所乘坐的计程车中途抛锚，一场高规格的金融峰会很可能延误45分钟甚至更久。相比让200名C级高管（即行政总裁、首席财务官、首席营运官等公司高层，C意指Chief，首席）久候所造成的声誉损失，500美元的酒店住宿成本可谓微不足道。

如果为专题讲者预订酒店住宿至关重要，传译员也应有同等待遇——他们对于您活动的成功同样起着关键作用。

及早提供参考资料

务必提醒讲者尽早提供演讲资料。传译员需提前取得演讲内容以作准备，这一点很多讲者可能并不清楚。

提前明确工作要求，可避免临阵慌乱。

一星期前：密集准备 

视察场地技术设置

传译室的位置没有协商的余地。我曾接手过数次紧急补救工作，皆是因为活动的传译室设于视听设备室内或媒体高台后方，这样的设置无疑会影响活动的质素。您的传译员需要的是：

• 视线清晰，可看到所有讲者
• 声音接收良好，不带回音或干扰
• 温度适宜（闷热的传译室会导致传译表现不佳）
• 动线便捷，走动时不会影响观众

建立支持网络 

建议委托传译公司安排一名场地协调专员。只需支付一笔小额的协调服务费，就可以让您无需分心处理传译员的后勤安排，从而专注在主持活动的工作上。

48小时前：最后冲刺 

质量保障检查

即使贵公司的行政总裁在最后一刻才敲定主旨演讲稿（此类情况时有发生），也务必建立实时分享资料的机制。建议安排指定的团队成员担任传译员的联络人，该联络人须清楚了解相关工作的紧迫性和传译员的岗位职责。

后备预案要点

若传译员生病，该如何应对？专业的传译公司通常有后备译员可供安排，但您亦需要有应急计划：

• 确定哪些环节可仅使用英语进行
• 了解哪些内容绝对需要传译
• 制定紧急联络流程

活动当天：事前规划渐见成果 

早上简报会

先召开一场15分钟的简报会，花少许时间向讲者介绍传译员，讲解最后的调整事项，并确认所有人已有紧急联络人的资料，此一简单安排可避免之后出现沟通脱节问题。

实时质量监控

安排专人以隐蔽方式监控传译质量。

他们应当：

•  佩戴耳机，定时监听传译内容
•  留意是否有任何技术状况
•  留意传译员有否出现疲累或压力过大的征兆
•  协助尽快解决倘有的问题

管理突发情况

无论事前规划如何万无一失，仍有可能出现突发情况，我处理过的情况包括讲者临时缺席、设备故障和临时增加传译语种等。应对这类问题的关键，在于及时让传译员了解最新状况，以及保持处理方式的灵活性。

主要活动以外的口译需求

别忘记还有其他场合可能需要安排传译，例如：

活动开始前：贵宾见面会、讲者彩排、传媒访问等
间场活动：赞助商会议、交流暖场、记者专访等
晚间活动：晚宴、颁奖礼、非正式交流会等

如有任何额外的传译要求，务必在择服务供应商时提出，临时提出的需求不仅可能产生高昴费用，甚至可能无法得到满足。

专业性的体现

我深知专业传译员是语言专家，而非读心师。您提供的背景资料越详细，他们越能助力活动圆满举行。 

传译的质量直接反映活动的专业水平. 投放资源为活动作适当规划，多语种与会者定能直观感受到这份专业性的差异。

活动后的跟进工作

切勿略过事后检讨环节。活动结束后48小时内，务必收集以下反馈意见：

• 传译团队对场地和后勤安排的看法
• 多语种与会者对传译质量的评价 
• 讲者对与传译员沟通互动体验的感受

上述宝贵的反馈信息可助力您未来的活动办得更加出色。

助您活动圆满成功的核查清单

我们制定了一份全面的核查清单，内容涵盖活动开始前两星期至活动后跟进工作的所有细节。这份可免费下载的指引包含具体的时间表、应急处理流程和质量监督要点，可确保您未来多语言活动的传译工作完美无误。

• 下载完整的「活动传译工作核查清单」

希望确保下个会展活动的传译工作完美无误吗？请即联络奕文轩，了解我们全面的活动现场支援服务能如何让您的多语言活动得到提升。 

 info@languageservices.com 
 +853 2835 5448 

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