活動成功的秘訣：傳譯員合作全流程指南

試想像這樣一個情境：活動當日上午八點，五名講者亟待核對演講文檔，其中一人遇上塞車，另一人則在邊檢站因簽證問題受阻，而您的傳譯團隊也在塞車途中。

您的活動將於30 分鐘後開始。

這個情景我已看過無數次，完全可以避免。管理多語言活動21年的經驗讓我明白，成功的傳譯工作，不僅在於聘請合適的傳譯員，更在於為他們的出色表現創造條件。
 

兩星期前：基礎階段

落實傳譯人員相關事宜

為傳譯員預訂活動所在酒店的客房。不妨設想一下，如果傳譯員活動當天所坐的士中途拋錨，一場高規格的金融峰會很可能延誤45分鐘甚至更久。相比讓200名C級高管（即行政總裁、首席財務官、首席營運官等公司高層，C意指Chief，首席）久候所造成的聲譽損失，500美元的酒店住宿成本可謂微不足道。

如果為專題講者預訂酒店住宿至關重要，傳譯員亦應有同等待遇——他們對於您活動的成功同樣起著關鍵作用。

及早提供參考資料

務必提醒講者盡早提供演講資料。傳譯員需提前取得演講內容以作準備，這一點很多講者可能並不清楚。

提前明確工作要求，可避免臨陣慌亂。
 

一星期前：密集準備

視察場地技術設置

傳譯室的位置沒有協商的餘地。我曾接手過數次緊急補救工作，皆是因為活動的傳譯室設於視聽設備室內或媒體高台後方，這樣的設置無疑會影響活動的質素。您的傳譯員需要的是：

• 視線清晰，可看到所有講者
• 聲音接收良好，不帶回音或干擾
• 溫度適宜（悶熱的傳譯室會導致傳譯表現不佳）
• 動線便捷，走動時不會影響觀眾

建立支援網絡

建議委託傳譯公司安排一名場地協調專員。只需支付一筆小額的協調服務費，就可以讓您無需分心處理傳譯員的後勤安排，從而專注在主持活動的工作上。
 

48小時前：最後衝刺  

質量保障檢查 

即使貴公司的行政總裁在最後一刻才敲定主旨演講稿（此類情況時有發生），也務必建立即時分享資料的機制。建議安排指定的團隊成員擔任傳譯員的聯絡人，該聯絡人須清楚了解相關工作的緊迫性和傳譯員的崗位職責。

後備預案要點

若傳譯員生病，該如何應對？專業的傳譯公司通常有後備譯員可供安排，但您亦需要有應急計劃：

• 確定哪些環節可僅使用英語進行 
• 了解哪些內容絕對需要傳譯
• 制定緊急聯絡流程
   

活動當天：事前規劃漸見成果  

早上簡報會

先召開一場15分鐘的簡報會，花少許時間向講者介紹傳譯員，講解最後的調整事項，並確認所有人已有緊急聯絡人的資料，此一簡單安排可避免之後出現溝通脫節問題。

實時質量監控

安排專人以隱蔽方式監控傳譯質量。

他們應當：

•  佩戴耳機，定時監聽傳譯內容
•  留意是否有任何技術狀況
•  留意傳譯員有否出現疲累或壓力過大的徵兆
•  協助盡快解決倘有的問題

管理突發情況

無論事前規劃如何萬無一失，仍有可能出現突發情況，我處理過的情況包括講者臨時缺席、設備故障和臨時增加傳譯語種等。應對這類問題的關鍵，在於及時讓傳譯員了解最新狀況，以及保持處理方式的靈活性。

主要活動以外的口譯需求

別忘記還有其他場合可能需要安排傳譯，例如：

活動開始前：貴賓見面會、講者綵排、傳媒訪問等
間場活動：贊助商會議、交流暖場、記者專訪等
晚間活動：晚宴、頒獎禮、非正式交流會等

如有任何額外的傳譯要求，務必在選擇服務供應商時提出，臨時提出的需求不僅可能產生高昴費用，甚至可能無法得到滿足。

專業性的體現

我深知專業傳譯員是語言專家，而非讀心師。您提供的背景資料越詳細，他們越能助力活動圓滿舉行。

傳譯的質量直接反映活動的專業水平。投放資源為活動作適當規劃，多語種與會者定能直觀感受到這份專業性的差異。
 

活動後的跟進工作

切勿略過事後檢討環節。活動結束後48小時內，務必收集以下反饋意見：

• 傳譯團隊對場地和後勤安排的看法
• 多語種與會者對傳譯質量的評價
• 講者對與傳譯員溝通互動體驗的感受

上述寶貴的反饋資訊可助力您未來的活動辦得更加出色。
 

助您活動圓滿成功的核查清單

我們制定了一份全面的核查清單，內容涵蓋活動開始前兩星期至活動後跟進工作的所有細節。這份可免費下載的指引包含具體的時間表、應急處理流程和質量監督要點，可確保您未來多語言活動辦得更加出色。

• 下載完整的「活動傳譯工作核查清單」

希望確保下個會展活動的傳譯工作完美無誤嗎？請即聯絡奕文軒，了解我們全面的活動現場支援服務能如何讓您的多語言活動得到提升。 

 info@languageservices.com 
 +853 2835 5448 

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