大灣區跨境活動後勤安排：問題解決實操指南

在港澳以及中國內地舉辦跨境活動，所產生的獨特後勤挑戰足以影響活動的成敗。粵港澳大灣區可提供巨大的發展機遇，但區內各司法管轄區互聯互通卻又各自獨立，因而帶來一系列複雜的法律法規、文化差異與營運考量等問題，均要求國際活動策劃者制定系統性策略加以應對。

了解服務標準：以攝影服務為例

要了解大灣區市場的複雜性，不妨以聘請攝影師這一看似簡單的行為為例。在外國，客戶通常會要求攝影師即日提供電子相集、特定的修圖服務，以及活動的全程拍攝服務。然而，大灣區供應商的營運標準與服務預期均存在差異：

• 香港：攝影師多提供西式寫實風格拍攝服務，交付時間更短
• 中國內地：攝影師可提供更細緻的場景佈置服務，卻需預留更長的製作時間
• 澳門：攝影師通常融合中葡風格，打造獨特的美學效果

清晰列明交付項目

切勿以為存在通用的行業標準——在大灣區開展跨境合作時，這一點尤為關鍵。務必在合同中清晰列明各項要求，明確規定以下內容：

• 所需拍攝的照片數量
• 具體的交付時間（如當日下午6點前交付電子相集，或活動期間分階段交付）
• 是否需要原圖或專業精修圖
• 版權歸屬及使用權限
• 解析度、檔案格式及數據備份流程等技術規格

全面列明工作範圍，可有效避免文化差異帶來的誤解，確保雙方預期一致，且最終無論合作的攝影師來自哪個地區，均可保障活動的時間規劃與預算管理不受影響。

活動協調中的語言壁壘

甄選大灣區供應商時，語言是影響決策的重要因素。香港供應商在商業領域的英語應用能力較高，而內地供應商則多以普通話進行溝通。澳門的葡語、粵語和普通話三語通行環境，更是讓溝通增添了一重複雜性。

與非英語人士的供應商進行協調時， 專業翻譯員 或雙語協調人員必不可少，尤其涉及技術規格、安全規範、時間協調和服務質量預期方面。

工作簽證與許可的複雜性

對於海外活動策劃者而言，最常見的誤區，或許就是以為大灣區內的勞動力可自由流動。

跨司法管轄區的僱用要求

嚴格的邊境管控措施依然存在。若沒有出入境許可文件，珠海的攝影師不能直接過境澳門參與活動工作。

• 由中國內地入境澳門：需出示往來港澳通行證與工作簽證
• 由香港入境澳門：在「一國兩制」框架下有所簡化，但仍需提供相關文件
• 國際供應商：須遵守澳門的標準工作簽證流程

簽證及許可的處理時間可因個別申請情況、申請人的國籍以及具體的工作要求而有明顯差異。澳門勞工事務局會按個案註逐一審批，因此必須盡早進行許可申請。活動策劃者（專業會議組織者，PCO）應直接聯絡勞工事務局，就其特定人員配置需求商討預期時間安排，而非依賴粗略估算。

財務處理的複雜性

多幣種報價對比

將大灣區內涉及港幣(HKD)、澳門幣 (MOP) 及人民幣 (RMB) 這三種貨幣的報價進行比對。國際供應商亦可能要求以美元計價，以便制定預算及向持份者匯報。

• 浮動風險：報價日與發票日之間的匯率波動可影響您的預算

• 隱藏費用：兌換費（2-4%）和電匯費（1-3%）可令成本迅速上升

最佳做法：以活動所在地貨幣報價

為簡單起見，可要求以活動所在地的貨幣報價。

• 在中國內地舉辦的活動：要求以人民幣計價
• 在香港舉辦的活動：要求以港幣計價
• 在澳門舉辦的活動：要求以澳門幣計價

此方法可消除匯率不確定性、簡化預算對比流程，並減少多幣種結算帶來的行政負擔。儘管部分供應商一開始可能會拒絕，但大多數具規模的供應商均可接受以活動舉辦地的貨幣計價。如果客戶堅持以美元報價，粵港澳大灣區內大部分資深的供應商亦能提供雙幣種報價，且最終通常以當地貨幣結算，從而避免不必要的兌換費用。

跨境支付處理

大灣區各地存在不同的銀行系統以及偏好的付款安排，因此需進行策略性財務規劃：

• 香港供應商通常接受以國際電匯和信用卡結算
• 中國內地供應商偏好以支付寶或微信支付等國內支付平台
• 澳門由於旅遊經濟的特性，企業一般可接受多種支付方式
• 國際供應商通常以美元報價，但亦接受以當地貨幣結算，以減少客戶的兌換成本

大灣區活動策略性後勤方案

善用場地方自身網絡

聯絡場地供應商提供攝影師等技術服務，可解決不少跨境安排的難題。位於路氹金光大道等地的多座澳門綜合度假村均已建立自身的服務供應商網絡，可處理：

• 一切所需的工作許可和文件
• 達國際水平的標準服務
• 單點責任合同下的簡單結算流程

儘管場地方提供的上述服務收費高昂，但由此省去的許可證辦理、協調時間和風險管控成本，往往令這些費用物有所值。

專業會議組織者 (PCO) 的優勢

與 本地PCO服務供應商合作是最可靠的途徑。資深的專業會議組織者往往與粵港澳三地經預先審查的供應商均已建立合作關係，並深諳以下要點：

• 各地的法律法規要求
• 文化預期和溝通規範
• 國際和本地供應商在品質標準上的銜接
• 透過大量採購和長期合作關係實現成本優化

風險緩解策略

文件及合同

應確保所有跨境供應商協議均包含：

• 清晰列明的交付項目，必要時以多種語言列出
• 涵蓋許可證延誤或邊檢限制的不可抗力條款
• 考慮匯率浮動和匯款時間的支付條款
• 附示例圖片或詳細規格的品質標準

後備方案規劃

在各司法管轄區物色後備的服務供應商，以應對可能出現的問題：

• 關鍵服務應預留澳門本地替代方案
• 技術設備應選擇香港後備供應商
• 大型製作需求應預留內地供應商

技術及溝通方案

數字化協調平台

採用可滿足以下需求的多語言項目管理平台：

• 可配合大灣區內的不同工作時間
• 便於供應商溝通的多語言輸入模式
• 便於成本實時對比的貨幣換算工具
• 符合各司法管轄區網絡安全設定的文件分享功能

建立文化橋樑

要成功統籌在澳門舉行的國際活動，需具備以下文化敏感度：

• 理解中國內地重視人情往來的營商特點
• 尊重香港注重效率的商業文化
• 認同澳門中葡融合的商業慣例
   

成本效益分析框架

供應商真實成本評估

比較大灣區各服務供應商時，宜計算出包含以下項目的成本總額：

• 基本服務收費
• 貨幣兌換和匯款成本
• 許可和文件費用
• 協調時間成本和潛在延誤損失
• 質量保障和修改調整所需成本

實例：攝影服務

以澳門單日活動為例，可參考以下報價對比：

• 內地攝影師：人民幣2,500 元（約澳門幣2,750元 / 美金340元）
• 本澳攝影師：澳門幣 3,500元（約美金 430元）

表面看來，內地攝影師報價低21%（相差美金90元），但這一對比沒有實際意義，因為澳門有工作許可的規定，出入境當局遵循本地居民就業優先的政策，在已有本澳攝影師提供服務的情況下，內地攝影師不太可能獲批工作簽證。
 

聘請跨境人員的隱藏成本 

即使工作許可有可能獲批，當中亦涉及額外成本，包括：

• 許可申請及處理費用
• 更長的時間延誤（可能達4-6星期）
• 法律文件和翻譯費用
• 臨時拒簽許可而需緊急以本地人員替補的風險

務實決策框架

考慮到監管層面的實際情況，採用跨境供應商看似會明顯節省的成本往往不復存在。對於攝影、錄影及技術支援等核心服務，採用本地供應商能夠：

• 保證提供服務，無需辦理繁複的許可申請手續
• 即時獲得問題解決方案，無需受司法管轄區所限
• 符合僱用本地人員的法規
• 減少項目風險和時間上的不確定性

上述例子當中，雖然聘請本澳攝影師需多支付澳門幣750元（約美金90元），卻可確保避免重大操作風險影響您整個活動的進行。

大灣區活動規劃最佳方法

時間管理

為跨境後勤安排預留更多時間：

• 提前4-6 星期處理工作許可及與供應商協調
• 提前2-3 星期落實合同並確保適用於不同法律體系
• 活動前1-2 星期作最後協調和確認應急安排

質量保障 

無論供應商來自何地，均實行標準化的質量監測，相關措施包括：

• 提供附參考圖例的詳細說明
• 實施分階段審批流程並作定期檢視
• 針對外地供應商安排本地質量管控專員
   

總結

應對大灣區跨境活動的後勤工作，需要具備策略性規劃、文化敏感度和專業知識。儘管在供應商協調、許可辦理要求和貨幣結算管理方面存在挑戰，但透過充分準備以及與當地供應商合作，可將這些阻礙轉化為競爭優勢。

要取得成功，必須了解各司法管轄區的特點，並在所有供應商合作中維持統一的質量標準。無論是與本地專業會議組織者合作，還是與供應商直接建立合作關係，成功的關鍵均在於全面的規劃、清晰的溝通和策略性風險管理。

對於複雜的大灣區活動，投資於本地專業知識和現有的供應商網絡，往往能比自行管理跨境後勤工作獲得更好的回報。大灣區蘊藏著巨大的機遇，值得開展更多協調工作，以確保國際活動完美執行。

為未來的大灣區活動尋求支援？

立即聯絡奕文軒，了解我們的跨境專業知識、現有供應商網絡和豐富經驗能如何確保活動在粵港澳三地取得成功。

 info@languageservices.com 
 +853 2835 5448 
 

您可能對以下內容感興趣  

澳門活動排期終極指南：以最低成本發揮最大效益

活動成功的秘訣：傳譯員合作全流程指南

更多文章